Як самостійно організувати професійну офлайн подію (семінар, конференцію та інше) і скільки це може коштувати

Чесно кажучи, я значно більше ціную живе спілкування ніж віртуальне, але в силу об’єктивнх причин (я  доволі багато подорожую) більшість справ є зав’язаними виключно онлайн. Саме тому активно пишу блог, проводжу вебінари і організовую дистанційні курси.

І хоча й так вважаю себе доволі відкритою людиною останнім часом почав все більше і більше розуміти те, що варто виходити на безпосередній зв’язок зі своєю аудиторією. Тим більше, що остання цього просто вимагала. 

Зрештою регулярно виступаю на публіку в рамках різних профільних конференцій, семінарів, круглих столів і з’являюся у ЗМІ, але зазвичай це все під егідою когось іншого або просто на запрошення. І ось цього року настав той момент, коли OpenMind вийшов у офлайн. Не знаю навіщо я так довго відтягував цей момент, адже з цього лише суцільні переваги. 

У цій статті я поділюся власним досвідом покрокової організації типових живих заходів, вкажу на факапи, що можуть вас підтерігати, а також відкрию власний бюжет доходів/затрат, щоб і ви могли орієнтуватися про які суми йде мова. 

В результаті двох проведених TraveLEarning семінарів у Львові і Києві, а також OpenMind форуму, сміло вважаю, що OpenMind діяльність вийшла на новий рівень, а відносини з аудитоією потеплішали в рази, не кажучи вже про вагомий крок у напрямку формування стійкої дружньої спільноти однодумців. 

Якщо ви задумувалися про організацію будь-якої живої професійної бізнес орієнтованої події, то цей пост саме для вас. Я чітко напишу і покажу приклади того, як щось подібне можете організувати і ви. Отже поїхали…

***

А тепер давайте розберемо все покроково і розіб’ємо весь процес на чотири “П”: 

• Планування 
• Підготовка 
• Проведення
• Пост-доробки

1) Планування
.

1.1) Мета і Формат

Для чого це вам та іншим? Визначіть чітку мету і підлаштуйте відповідний до цього формат. У даній статті відштовхуватимемося від двох найпопулярніших форматів (семінар і конференція), оскільки саме ці речі я недавно проводив. 

Семінар

(майстер клас, воркшоп etc) – виступ зазвичай одного спікера/лектора, який надає практичну інформацію в межах певної компетенції, роблячи ставку на робочих фішках. 

Цей формат я вибрав для того, щоб поділитися власними напрацюваннями у онлайн бізнесі і запрезентувати робочу модель TraveLEarning на одноденних подіях у Львові і Києві цього літа. 

Конференція

(форум, симпозіум etc) – подія, у якій бере участь декілька спікерів, кожен з яких висвітлює свою тему на широку аудиторію. У зв’язку з можливою великою кількістю спікерів не завжди вдається копнути дуже глибоко, але, як показує практика, основною цінність конференцій є оточення і можливість зав’язати корисні контакти учасників між собою, а також отримати цікаві ідеї з яскравих виступів.

Власне таким був задум, коли я вирішив організовувати OpenMind FORUM, що прогудів минулих вихідних. Спікерами виступили мої успішні учні/клієнти, а супер дружнє оточення учасників зарядило так, що соцмережі не попускає і досі. Просто вбийте хештег #OpenMindFORUM у будь-якій із соцмереж (по Instagram, Facebook, Vkontakte, Twitter) і ви самі зрозумієте яка панувала у нас атмосфера. Дана подія тривала два дні. 

До речі, всі спікери форуму напряму чи опосередковано свого часу навчалися за матеріалами курсу TraveLEarning PRO, черговий потік якого стартує вже цих вихідних. Приєднуйтеся! Це останній набір цього року.

*** 

1.2) Дата проведення

Ви можете довго все планувати, але поки не має чітко визначеної дати проведення події, це ніщо більше ніж просто мрія. Тому відкривайте календар і вибирайте бажану дату проведення. Якщо подію розраховано на весь день, то очевидно, що краще буде провести її у вихідний (субота-неділя). 

Зорієнтуватися чи не проходить у вашому місті в той же день щось подібне з тої самої чи суміжної індустрії. Скажімо, мої київські колеги часто скаржаться, що на вихідні у столиці суцільні бізнес-семінари і зібрати людей зовсім непросто. Тим не менше, паралельно з OpenMind форумом проходила Lviv IT Арена, найбільша подібна подія Західної України. Ну і фіг з нею.

У них свій план, а у мене свій. Не переживайте за таке. Я ніколи не втомлююся повторюватися. У неречовому бізнесі конкуренції не існує. Важливим є те наскліьки аудиторія вам довіряє. Фактично ви конкуруєте з самими собою на предмет того, щоб постійно розвиватися. До слова, перечитайте також статтю 1000 справжніх фанів або весь маркетинг світу для простих людей у одній статті. 

Отже визначаємо дату. Ви тут король, а не хтось інший. 

*** 

1.3) Оренда приміщення і точка невідворотності 

Одним із найкращих мотиваторів є зобов’язання наперед. Це особливо практично у випадку організації офлайн подій. Вибрали зал, дали завдаток і все – вороття назад нема. Доводиться вкалувати, щоб не вийти у мінус чи принаймні не виглядати дурнем перед людьми. Теплі ділові відносини понад усе. 

Особисто я десь рік тягнув з проведенням свого першого повністю організованого семінару, аж поки у простий п’ятничний вечір не пройшовся кількома цікавими для мене залами і не вибрав з них один. Фактично вся моя офлайн активністю цього року почалася з цього одного посту…

Таким чином навіть кинув невеличку затравку (prelaunch) і наперед повідомив потенційних учасників, що от нарешті прийшв час. Більше інформації скоро. 

*** 

2) Підготовка
. 

2.1) Старт кампанії і набір учасників 

Якою б не була офлайн подія, вона неможлива без учасників, адже саме заради і для них це все робиться, чи не так? Тому власне набору, піару і реєстрації варто приділити найбільше уваги. Класна тусовка учасників для події  – це, наче свіже повіртя, для людини. Ви мабуть не раз бували на заходах, куди окрім вас приходили ще двоє ентузіастів, парочка організаторів і собачка. Так ось, щоб такого не трапилося, подбайте про набір учасників заздалегідь і в першу чергу. 

***

Фактично для старту необхіно мати готовими всього три сторінки: 

Головна сторінка (main page) з описом всього дійства, на якій є форма реєстрації 

Сторінка-підтвердження (я називаю confirm page) реєстрації, куди потрапляє учасник після внесення своїх даних на першій сторінці. Там же йому пропонується здійснити оплату. Якщо подія безкоштовна, то у confirm pagе не має потреби. 

Сторінка з подальшими інструкціями (success page), куди потрапляє людина після того, як її участь підтвердженно. 

***

Сторінки готові? Клас! Тепер справа за трафіком.

Тут є купа варіатів розвитку подій, але основним є наступне. Люди повинні бачити що, де і як відбувається. Зробіть все можливе, щоб забезпечити цільовий трафік за рахунок всебічної реклами і поширення інфи. Реклама у свою чергу є платною і безкоштовною. Якщо у вас комерційна подія, то щиро рекомендую не витрачати свого часу і зусиль на пошук халяви. Заплатіть гроші, купіть рекламу і влийте необхідий трафік. 

Серед найефективніших методів реклами можу виділити наступні:

• власна е-мейл розсилка,
• фейсбук реклама,
• е-мейл розсилки авторів у суміжнх тематиках,
• пости в наближених по темі групах соцмереж,
• рекламні публікації у профільних блогах,

Порада, щоб себе не загробити! Наперед складіть список бажаних джерел поширення інфи, підготуйте стандартні шаблони рекламних текстів з фото, знегеруйте персоніфіковані лінки для кожного суб’єкта і по-одному надсилайте їм матеріали, фіксуючи ефективність каналу. 

Один з наших розумних попередників сказав: “Я знаю, що половина мого рекламного бюджету йде коту під хвіст. Проблема лише у тому, що я не знаю яка саме”. Хороші новини, друзі. У інтернеті це все дуже просто відстежується.

Тому, якщо бачите, що людина починає вам морочити голову або рекламний канал виявився неефективним, вірзаву кидайте в топку. Не витрачайте свого часу і зусиль. Як каже Річард Бренсон: “Нові можливості, як автобуси. Завжди буде настпупний” 🙂 

***

2.2) Роздаткові матеріали 

Важливою складовою будь-якої події є роздаткові матеріали, які видаються кожному учаснику під час реєстрації або вже у ході події. Їх метою є покращення орієнтації у матеріалі, а також загальна організація процесу. 

Про що варто подбати в першу чергу? 

• Бейджики
• Погодинна програма заходу
• Блокнот і ручка

Додаткові можливі штуки: 

• чек-листи 
• анкети
• рекламки від партнерів чи спонсорів
• інша макулатура

Все це впливає на загальне враження і цінність. Тільки не переборщіть. Лише по ділу.

(чек лист створення онлайн бізнесу, згідно моделі TraveLEarning PRO)

Зазвичай створення подібних штук потребує попередньо зробленого дизайну, виведення макету у спеціальний формат, пошук прийнятної по ціні поліграфічної фірми. Проект надсилається електронкою і дрова вже приходять у коробках. На все про все може піти навіть тиждень, а то й більше. 

Банер теж буде в тему! Його ви зможете виокристовувати багато разів, а ще чомусь біля таких штук чомусь люблять фоткатися…

***

2.3) Команда і необхідні люди

Сам у полі не воїн. Якщо масштабну подію онлайн ще якось самому можна організувати, то офлайн взагалі ніяк. Хочете ви цього чи ні, вам просто необхідна дружня команда. 

Ось мінімальний набір людей зі сторони оргкомітету: 

1. Ви – в ідеалі не повинні займатися оргпроцесами взагалі. Спілкуйтеся з учасниками і насолоджуйтеся процесом 🙂 

2. Івент менеджер – людина, котра відповідає за все у ході події і розрулює все по ходу. 

3. Техадмін – відповідальний за справність техніки, презентації, переключання слайдів та інше. 

4. Дівчатка на стійці реєстрації – беріть з розрахунку: одна дівчинка на 40-50 учасників
*** Після початку варто залишити одну людину на стійці реєстрацій, а решта можна направити на інші організаційні процеси такі, як підготовка кава-брейків чи ще чогось.

5. Розрулювач факапів при реєстарції – окрема особа, яка розрулює нетипові випадки при реєстрації
*** Наприклад, учасник зареєструвався, оплатив, але з якигось причин його не має у списку.

6. Одна дівчинка, котра зустрічає людей біля входу, направляє у приміщення події в допомагає добратися до залу всім зівакама, які запізнються або загубилися. 

7. Фотограф 

8. Відеооператор 

Таким чином для нfаежної організації заходу на 150 осіб потрібно десь 8 осіб з оргкомітету. 

***

2.4) Інші підготовчі моменти 

Ні в якому разі не відкладайте дрібні деталі на останній день перед поведенням події. Зазвчиай більшітсь стресів і неполадок трапляється через халатне відношення і перекладання всього на кінець. Ви самі у цьому винні, якщо так сталося. Ви самі і ніхто інший. Запам’ятайте це.  

Особливо це стосуєтсья необхідного технічного оснащення для проведення заходу. Якщо ви щось провтикали, то метушитися в момент, коли люди заходять у зал, вже буде пізно. 

Ось що потрібно перевірити в першу чергу:

• наявність всіх кабелів та продовжувачів
• справність мікрофону і наявність запасних батарейок
• передача звуку на колонки і картиник на проектор з компа
• необхідні перехідникни (більшеть залів не мають перехідників на Mac)
• нові маркери і чистил фліпчарт (якщо використовується)
• дрібна канцелярія (папір, ножниці, скотч, скрепки та інше)…

Відсутнітсь одного із цих пунктів може зафакапити загальну картину події і забрати у вас багато часу на вирішення даного питання. Цим повинен займатися івент менеджер. 

*** 

3) Проведення 

Ну, ось цей довгоочікуваний час настав!

3.1) Навіть не намагайтеся доробити все у останню ніч.

Якщо вже чогось не встигли (а так буде практично завжди), краще добре поспіть, адже це буде значно краще, якщо наступного дня учасники спілкуватимуться з енергійним лідером, а не зомбі. 

Одного разу я припустився помилки і доробляв фінальні речі аж до 4 ночі. Потім прокинувся о 7 ранку і з 9 до 18 проводив інтерактивний семінар. Чесно кажучи, було зовсім некруто. Після багатьох років знову відчув себе студентом, який намагається все втиснути у свою голову в переддень екзамену. 

Найкраща порада! Забийте і просто поспіть! Це на краще вам і оточуючим. 

***

3.2) Як же в ідеалі провинен починатися
типовий день семінару чи конференції? 

Перш за все, подбайте, щоб кожен член команди був чітко ознайомлений з регламентом. Для цього просто напишіть погодинний сценарій розвитку подій і вручіть кожному найпізніше за 2 дні до самої події. 

Приїхати варто щомайменше за півтори-дві години до початку і почати все розкладати. 

Реєстрацію добре розпочинати найпізніше за годину до початку. Якщо у вас подія, куди народ приїжджає з інших міст, то є сенс відкрити реєсрацію раніше, адже хтось може підтягнутися напряму з вокзалу. 

Одна людина йде до входу у приміщення і усміхаючись направляє захеканих учасників на стійку реєстрації.   Непогано буде, якщо стоятимуть спеціалні вказівнички, що полегшуватимуть роботу координаторам.

На стійці реєстрації усміхнені дівчатка швиденько опрацьовують весь наплив, вручають бейджики з іншими матеріалами і направляють у зал. Десь там по дорозі можете стояти і ви, зустрічаючи учасників, перекидуючись кількома словами, після чого кожен вже сам вирішує чим зайнятися: сіти на місце у залі, поспілкуватися з іншими чи ще чимось. 

***

ВАЖЛИВА ДЕТАЛЬ!!! – Без дешевих понтів

Дуже часто мені доводиться спостерігати, як за для того, щоб справити враження чи з метою інших корисливих мотивів, організатори вдаються на дешеві прийоми.

Ось деякі з них: 

• Після реєстрації учасників свідомо не пускають у зал, засталяючи кучкуватися перед входом, а потім відкривають двері і заганяють, наче стадо. 
• А це моє улюблене! Заздалегідь підготовлена менша кількість стільців для того, щоб по мірі наповнення приміщення, демонстртативно зусилями декількох кремезних чоловіків, подавати додаткові місця з-поза фіранки, наче вказуючи: “Ось, подивіться, скільки народу. Ми аж самі не розраховували, що так буде!”. При тому, що всі реєстрації здійснювалися заздалегідь.

Знайоме? Так ось, не зраджуйте собі заради кількох штучних “ВАУ-ефектів”. 

***

3.3) Регламент!

Рекомендую не перевищувати тривалість всього контенту більше ніж на 5-6 годин. Остання інформація практично не засвоюється. Краще менше, але в точку. 

Обов’язково розбавляйте виступи перервами на кава-брейки і обід. Враховуючи, що подібні речі є передусім платформою для спілкування і пошуку однодумців, раджу зробити щонайменше три перерви. Два кава-брейка по 30-45 хв і один обід на 60-90 хв. Це мінімум, як на мене. 

Перерви на каву може організувати заклад, де проходить подія, кейтиронгова компанія чи ви самі. Відразу скажу, що це буде найбільша стаття витрат, якщо харчуванням займатиметься третя сторона. Дуже часто готелі ставлять умовою замовлення у них харчування. Тут варто погратися з цифрами і зрозуміти який варіант вам найкраще підійде.

Я використовував всі три методи і у кожному є свої плюси та мінуси. Але, якщо вже беретеся, не жлобтеся. Люди повинні бути задоволені. Не варто показувати, що ви намагаєтеся зекономити. 

Строго дотримуйтеся регламенту у ході події.

Одна затримана доповідь може просто вбити весь графік. Я допустився цієї помилки під час останнього OpenMind форуму. В результаті графік змістився. Тож, довелося тусувати виступами і переносити перерви, в результаті чого сама подія затягнулася. Це некруто, оскільки у кожного свої плани або ж навіть уже куплені квитки на поїзд чи літк у рідне місто. Тому не нехтуйте цим. 

***

3.4) Але зазвичай, якщо подія розпочалася, то
найскладніше вже позаду. Урочисто, вітаю! 🙂 

Швидше за все при наявності різних промахів, їх не буде видно нікому, окрім вас. Тому не переймайтеся, якщо щось не пішло не так. Зрештою, пригадайте, коли ви зауважили чийсь факап. Ну і що з того? За 5 хвилин вже все забули. 

Насолоджуйтеся процесом! Проведіть пару конкурсів, повеселіться, зробіть розминку чи інший інтерактив.  Але не забувайте фіксувати промахи. Наступнго разу їх обов’язково виправите. 

***

4) Пост-добавки 

Власне самим закінченням вашої події нічого не завершується. Це лише початок! Кожен успішно організований захід переростає у щось більше. Сподіваюся так буде і у вашому випадку.

4.1) Afterparty є хорошою ідеєю для завершення двіжу 

Там люди можуть поспілкуватися між собою у неформальній обстановці і добряче розбавити мізки після “серйозної” інфи. Для цього найкрще винайняти якийсь клуб і придумати розважальну програму. 

Особисто мені вперше довелося робити щось подібне, але вийшло непогано. Ми орендували клуб в центрі Львова і зробили закриту вечірку для учасиків форуму. Ціна квитка входила в оплату за участь у форумі, а ще зверху кожен мав сертифікат на використання 100 грн. для напитків чи наїдків.  Дрес-код – костюм тої країни, куди найбільше хочеться поїхати. 

В програмі був бізнес спід-дейтинг, парочка конкурсів і просто веселуха. Вийшло прикольно. Знову ж таки, відштовхуйтеся від власного бюджету і захцянок. Всі фотки шаленої бізнес OpenMind вечірки тут. 

***

4.2) Також не забувайте про виконання
своїх обіцянок перед всіма учасниками 

Якнайшвидше після події розішліть презентації, відео та інші матеріали, якщо це передбачається.

Очевидно, що для обробки і завантаженян відео потрібно більше часу ніж для презентацій і фото. Тому є сенс відразу наступного дня надіслати учасникам фото, а ще за пару днів відео.

Ось наші альбоми зі всіх трьох подій: TraveLEarning у Львові, у Києві і OpenMind FORUM. 

Окрема подяка фотографам Оксані Ткачук і Андірю Тимощуку, а також відеооператору Оресту. 

***

4.3) Зворотній зв’язок від учасників

Це мабуть найважливіше, чим так часто нехтують організатори. 

Обов’язково попросіть всіх учасників поділитися власними враженнями про подію після її завершення. Зробіть цей процес максимально простим. Ефективне проведення опитувань це взагалі окрема тематика. Наразі скажу лише, що це повинно бути просто і швидко для людей. А от для додаткової мотивації запропонуйте щось ввзамін на відгук – якусь цінність. 

Результати опитування можуть стати для ваш одним із найкорисніших уроків, який ви отримаєте, і допоможе покращувати діяльність у майбутньому. 

Ось підсумки опитування учасників OpenMind форуму. Заодно перегляньте, що є найціннішим для людей. 

***

Бюджет

Як і обіцяв, подаю фінансові баланси організації живих заходів: 

Дуже поверхово по одноденних семінарах, що пройшли літом: 

TraveLEarning у Львові (130+ осіб, 19 липня)

• дохід – 57 443 грн 
• видатки – 28 662 грн
• прибуток – 28 781 грн

TraveLEarning у Києві (60+ осіб, 26 липня) 

• дохід – 29 510 грн 
• видатки – 17 563 грн
• прибуток – 11 947 грн

І трішки детальніше по недавньому OpenMind форум (150+ осіб, 3-4 жовтня) у Львові: 

Дохід – 56 340 грн

Видатки: 

• 7 090 – оренда залу 
• 9 870 – кава брейки
• 5 050 – оренда клубу
• 9 600 – напитки/наїдки в клубі
• 2 138 – канцелярія та інші дрібні витрати
• 1 400 – відео оператор
  Разом – 35 148 грн

Прибуток – 21 192 грн

*** 

Резюме

Швидше за все, напряму з подібних заходів багато заробити не вийде. Тут доволі багато витрат у порівнянні з послугами чи інформаційними продуктами. Зрештою, якщо метою є саме прибуток, то є сенс побавитися з пакетами, які зможуть додати у цінності, при невеликих затратах. Мова йде, наприклад, про платну дистрибуцію записів, місця у перших рядах, консультації чи інші няшки.

З іншої сторони, можете спробувати десь зекономити. Дуже часто організатори не забезпечують наїдками у перервах, а просто розливають каву і чай. Вцілому кава-брейки можна повністю організувати самостійно, якщо домовитеся з орендодавцями закладу. Суперзатратну вечірку теж не обов’язково організовувати, як і взагалі бодай чимось займатися. 

Варіантів насправді море. Питання лише у тому, яка ваша мета. Напхати власну кишеню один раз чи відкрити шлях до розвтку у майбутньому. Справжній підприємець мислить на перспективу і розуміє, що надавши більше цінності зараз, у майбутньому отримає в геометричній прогресії у рази більше. 

Подбайте про ваших потенційних клієнтів і організуйте для них платформу для спілкування, пошуку однодумців та джерело черпання практичних фішок і натхнення. Про це багато йдеться у статті 1000 справжніх фанів або весь маркетинг світу для простих людей у одній статті. Зробіть все, як для людей. Запропонуйте щось від себе наперед і тоді різні можливості почнуть валитися на вас зі всіх сторін. 

Класна організація живої події відкриває вам двері у майбутнє. Це можливість напряму торкнутися проблем своєї аудиторії, поспілкуватися з лідерами точок зору і фактично, не будучи експертом, вийти на гребінь хвилі індустрії за рахунок об’єднання всіх зв’язків. Живі події реально вирішують, якщо вони приносять більше користі іншим ніж власне вам. 

Пробийте хеш тег #OpenMindFORUM у різних соцмережах(по Instagram, Facebook, Vkontakte, Twitter) і самі подивіться наскільки далеко тягнеться хвіст емоцій та вражень лише від одних вихідних, проведених у Львові. 

***

Таким чином я виділив ще одну нішу, в якій можна і варто розвиватися.

Назвемо її наразі Connectivity. Мова йде про організаторів подій на ту чи іншу тематику, які об’єднують навколо себе потоки індустрії. 

Власне деякі учасники мого курсу TraveLEarning PRO обрали для свого розвитку цей шлях і не прогадали. Але про це вже у іншій статті. Приєднуйтеся у лави цього курсу, якщо відчуваєте, що дана програма може принести так само багато користі і вам. Буду радий допомогти 🙂 

І на завершення! Ви можете використовувати дану бізнесову модель у будь-якій сфері діяльності. Питання лише у тому, хто першим зробить щось подібне. Завжди краще бути на крок попереду.

.
Напишіть, у якій ніші працюєте? І вже разом подумаємо,
актуально там проводити різноманітні офлайн події чи ні.