Як не зашитися у власному бізнесі та систематизувати процеси компанії

Кожен підприємець рано чи пізно опиняється у ситуації, коли починає зашиватися у власному бізнесі. Це важливий сигнал про те, що варто бити на сполох і задуматися про можливі зміни. Зазвичай після таких ситуацій є два шляхи: 1) Продовжувати порпатися в болоті, яке буде лише більше засмоктувати; або 2) Грамотно вибудовувати процеси, щоб мати можливість розвиватися далі.

Але систематизація непростий процес. Саме тому багато хто не проходить цей етап. Я й сам свого часу всіляко упирався від росту, але необхідність органічного розвитку взяла гору і зараз мені щодня доводиться вчитися, як ефективно адмініструвати і розбудовувати компанію.

Про ці та інші актуальні речі недавно я спілкувався з Романом Кушніром – керівником і засновником Школи розвитку SPE. До слова Роман бізнес-тренер, автор програм більш ніж 25 курсів, провів понад 800 тренінгів на різні тематики загальною тривалістю понад 6500 навчальних годин.

Окрім того, він написав 14 книг з різних тем особистісного зростання, головний редактор журналу «Експеримент», розробник і співзасновник «Щоденників успіху та проконсультував понад 50 компаній щодо систематизації і оптимізації бізнесу. Впевнений наша розмова буде цікавою і корисною для вас.

***

Таймлайн відео (похвилинно)

02:25 – Ведення справ самостійно
04:10 – Делегування завдань чи все зроблю сам?
05:32 – Залучення асистента
08:04 – Як порівняти ефективність людини
09:04 – Для чого потрібна команда
10:37 – Типові помилки при наймі людей
11:34 – Принцип єдиного місця
12:52 – Моя модель делегування
14:38 – Які питання треба ставити собі перед делегуванням
16:16 – Вибудова процесів
19:05 – Інструкції
21:55 – Приклад прописування бізнес-процесів
25:42 – 6 подарунків від Романа
27:48 – Український бізнес повинен бути ефективним
28:19 – Про дисципліноване мислення

***

Делегування завдань чи все зроблю сам

Декілька років назад я вже брав інтерв’ю у Романа. На той час він робив все сам й одразу. Зараз у Романа систематизовані процеси і більшість їх делегується працівникам, але парцює він не менше ніж раніше. Адже людина, яка займається бізнесом, відноситься до більш ефективних і час, який вона вивільняє, заповнює новими проектами. Цей процес практично безкінечний. Коли є команда, звичайно працюється легше. Можна делегувати, розкинути завдання своїм підлеглим і займатись генеруванням і втіленням ідей.

Якщо делегування буде ефективним – воно в рази покращить діяльність компанії. В той же час, якщо воно є неефективним і не правильним – воно все валить, погіршує діяльність компанії і призводить до кроку назад і рішення про те, що краще все робити самому. І тут люди попадають у пастку.

Особисто у мене на початку моєї блогерської діяльності та онлайн підприємництва була ідея фікс – робити все самостійно, ні від кого не залежати, подорожувати світом і бути таким собі вільним птахом. І в принципі це було ок! Було багато енергії, коли на мотивації та ентузіазмі все розрулював.

Але з часом, коли діяльність доходить до певного плато, коли вже процеси, репутація, коли твої напрацювання стають важливішими за твою внутрішню хлопчачу енергію, починаєш розуміти, що твоя продуктивність починає падати. Тебе перестає перти, ти вже не годишся ні до свого бізнесу, ні до себе, ні до свого оточення і ти починаєш шкодити. І тут важливим кроком стає систематизація своїх процесів і перші кроки в делегуванні.

Пор це я детальніше пишу у своїй книзі Формула Продуктивності. 

***

З чого почати систематизацію

На думку Романа починати варто із залучення асистента. За свою діяльність він змінив 15 асистентів. На початку доведеться навчитись делегувати і боротись із бажанням зробити все самому. Ви можете взяти навіть декілька асистентів, хоча б двох, щоб мати змогу порівняти ефективність їх роботи.

Найм асистента – це дуже важливий етап, який дозволяє розвантажити себе. Все постійно в собі тримати це точно неефективно. Це не про бізнес. Це про самозайнятість, але точно не про бізнес. І це хороший старт, щоб почати формувати свою команду, щоб відійти від рутинних речей і сфокусуватись на візії розвитку, на точці геніальності безпосередньо самої людини.

***

Як правильно делегувати

Щоб делегування було ефективним дотримуйтесь декількох правил:

1. Видавайте завдання письмово. Письмове завдання змушує краще консолідувати думку
2. Всі завдання мають бути видані в одному місці – Принцип єдиного місця. І це не месенджери.
3. Запишіть, що треба зробити
4. Запитайте себе, чи можна видане завдання трактувати двозначно. Все що можна зрозуміти двозначно – буде зрозуміло не правильно.
5. Як зробити – деталізуйте, наведіть приклад виконання
6. Результат – покажіть, що Ви очікуєте на виході
7. Система комунікації, коли необхідно уточнити незрозумілі моменти
8. Встановіть дедлайн
9. Запитайте працівника після видачі завдання – що ти будеш робити

***

Налаштування бізнес-процесів

Якщо видно, що певні завдання будуть в подальшому повторюватись формуємо до нього інструкцію. Детально описуємо усі кроки, які необхідні для виконання завдання. Щоразу, коли виникатимуть додаткові питання, необхідно вносити правки у вже сформовану інструкцію і таким чином її покращувати.

Ось приклади моєї інструкції  по роботі з корпоративною поштою від Ореста

Написання інструкцій є життєво необхідним для систематизації та вибудовування процесів. Це складно з початку, це не зручно і неможливо зробити все й одразу.

В короткій перспективі забирає багато часу, але на довге плече воно згладжує в майбутньому всі ці речі. Роман на початку витрачав до півтора години щоденно для написання бізнес процесів.

***

Резюме

Український бізнес має бути ефективним. Все починається з ефективності, а ефективність починається з дисциплінованого мислення власника. Все, що обговорювалось вище не є складним, але потребує дисциплінованого виконання. Ваше дисципліноване мислення – це ваш головний актив.

***

6 подарунків від Романа

Розігруватись будуть:

• Дві друковані книги
• Журнал “Експеримент”
• Щоденник успіху по систематизації бізнесу
• Дві аудіо книги

Щоб взяти участь у розіграші, просто:

1. Підпишіться на Youtube канал Школа розвитку SPE
2. Підпишіться на Youtube канал Орест Зуб
3. Вподобайте фб-сторінку Школа розвитку SPE
4. Вподобайте фб-сторінку Орест Зуб
5. Напишіть в коментарі одну типову дію, яку ви здійснюєте у своїй діяльності на постійній основі і яка потребує систематизації.
   – Ми залюбки також прокоментуємо, давши відповідь по даному процесу.

Результати конкурсу розіграємо за тиждень після виходу цього відео у мене в інстаграм-лайві. Успіхів 🙂