Усе своє доросле свідоме професійне життя я працюю дистанційно. Ще у далекому 2011 році я завів цей блог і відтоді почав заробляти в інтернеті. Згодом моя справа переросла у невеликий, зате прибутковий бізнес, завдяки чому вдалося уже відвідати понад 120 країн світу.
Зараз, коли багато компаній переходять на віддалений режим роботи, у нашій діяльності практично нічого не змінилося, адже ми і так працювали дистанційно. Тому буду радий поділитися власним досвідом, щоб і ви здійснили цей перехід максимально ефективно.
*** Ця публікація доступна у таких форматах:
1) Відео з YouTube каналу.
2) Аудіо з подкасту,
Слухайте у: Apple Podcasts / Google Podcasts / Overcast / Spotify
3) Стаття у блозі…
Для зручності я виділив чотири блоки цього питання:
- Систематизація бізнес-процесів
- Налаштування віртуального офісу
- Ефективна дистанційна взаємодія в команді
- Корисні сервіси для імплементації цієї моделі
Отже…
***
1) Систематизація Бізнес-Процесів
Для початку варто зрозуміти таке:
“Хаос множиться при дистанційній взаємодії»
Іншими словами, якщо у вас раніше щось працювало неефективно, то при переході в онлайн, швидше за все, цей показник погіршиться в рази. Тому в першу чергу перед тим, як переходити на віддалений режим роботи, варто критично глянути на існуючі процеси у вашій діяльності.
Люди не просто так придумали офіс. Фізична присутність і корпоративна культура сприяють продуктивності і фокусу співробітників. Але ситуація кардинально міняється, якщо людина починає працювати з дому чи кафе.
Тому спершу я рекомендую впорядкувати наявні бізнес-процеси.
Для цього варто виділити:
- Ролі у вашому бізнесі
- Функції, які ці ролі виконують
Ні в якому разі не можна опиратися на особистості. Якщо ваш бізнес тримається на “робочих звичаях” між співробітниками або унікальних незамінних навичках, то це дуже хитка і ризикована основа.
Бізнес повинен функціонувати на основі чітко регламентованих процесів.
Для цього варто мати написані окремі інструкції під конкретні функції у вашому бізнесі. Ось приклад переліку інструкцій у моєму бізнесі.
Це ніщо інше, ніж звичайні гугл-док файли, у яких по пунктах написані кроки по виконанню тої чи іншої функції. Для кращого розуміння ось інструкція по підготовці статті до публікації контент-менеджером.
А це вже приклад внутрішньої документації до найкориснішої бізнес-спільноти УАнету – ОМБІЗ Картель.
Інструкцією може бути і відеокаст. Важливо, щоб це було чітко і по суті. Наявність такого набору документів забезпечує бізнесу стійкість. Скажімо, як тільки в команді з’являється нова особа, їй надаються інструкції і вся адаптація проходить значно швидше.
У протилежному випадку, якщо з команди йде ключовий співробітник, на якому трималося багато справ, то разом з ним і падає частина бізнесу. Не думаю, що ви б хотіли опинитися у такій ситуації.
Документування бізнес-процесів може зайняти трохи часу. Але це одне із найкращих рішень, яке ви можете зробити для світлого майбутнього своєї організації та й життя в принципі. Особливо у такий турбулентний час, як зараз.
Згадаєте мої слова через пару місяців ?
***
2) Налаштування Віртуального Офісу
Тепер, коли ваші справи більш-менш впорядковані, варто централізувати їх у єдиному місці. Для цього є безліч різних хмарних проджект-менеджмент сервісів. Я особисто користуюся Trello і вам рекомендую.
Тут є можливість створювати окремі списки і карточки, що відповідають за конкретні проекти чи завдання.
Особисто в нас є 6 списків:
- Загальна Інформація
- Вхідні Завдання
- Регулярні Дії
- Завдання в Роботі
- Завдання на Перегляді
- Завершені Завдання
У першому списку зберігається інфа з різними доступами, паролями та організаційною документацією. У регулярних діях ведеться звітність по щоденних справах, які ми робимо на постійній основі.
Натомість проектна діяльність розвивається навколо решти списків таким чином:
- Як тільки виникає нове завдання, по ньому заводиться картка у списку Вхідні;
- У карткі прописуються деталі цього завдання і призначається відповідальна особа;
- Коли людина приступає до виконання, то перетягує карту у список В Роботі
*** це автоматично дає сигнал керівнику про те, що робота по проекту почалася
- При необхідності у відповідну картку вносяться коментарі в процесі роботи
- Коли справа завершена, відповідальна особа перетягує карту у список На Перегляді
- Керівник перевіряє і при потребі вносить необхідні коментарі
- Якщо справу треба допрацювати, то вона повертається у список В Роботі
- Інакше завдання приймається і потрапляє у список Завершені
Така система дає змогу чітко фіксувати прогрес по всіх внутрішніх справах і не губити з поля зору ті чи інші проекти, як часто буває у неорганізованих компаніях. Чесно кажучи, навіть не уявляю, як взагалі можна щось робити ефективно, тримаючи інформацію в голові чи на окремих носіях.
В будь-якому разі така система є ОБОВ’ЯЗКОВОЮ складовою для ефективної віддаленої командної роботи.
***
3) Ефективна дистанційна взаємодія в команді
Продовжуючи попередній пункт, надзвичайно важливим є…
Єдина Централізована Комунікація
Тут мається на увазі, щоб абсолютно всі рухи по тому чи іншому проекту фіксувалися у вашому віртуальному офісі. Таким чином можна чітко простежити весь ланцюжок розвитку подій і крок за кроком просуватися по проекту.
Інакше, якщо повідомлення «лізуть» з усіх дір (чи ще гірше – усно), то дуже складно ефективно системно працювати. До цього варто привчати свої колег. Якщо раптом отримаєте повідомлення у вайбері чи ще десь, просіть продублювати усе вичерпно у відповідній карточці.
Робочий Графік та Регулярні Зідзвони
Віддалена робота зовсім не означає розхлябана робота. Для ефективної праці повинен бути чіткий робочий графік. Особливо це стосується регулярних зідзвонів, що фактично є замінниками нарад.
Я рекомендую чітко визначити конкретні години зідзвонів та закріпити цей сакральний час, протягом якого ніхто не планує переїздів, походів до стоматолога чи візитів сантехніка.
Особисто ми зідзвонюємося о 13:00 тричі на тиждень (понеділок, середа, п’ятниця). Протягом години вдається вирішити купу справ і розійтися по своїх завданнях.
Щоденна Звітність
Ще однією важливою складовою ефективної комунікації в команді є щоденна робоча звітність. Просто в кінці кожного дня людина записує:
- Що зроблено сьогодні
- Що заплановано на наступний день
Таким чином, чітко видно хто чим займається, а наявність плану на наступний день відкидає ймовірність того, коли людина пару годин розкачується, щоб взятися на справу.
***
4) Корисні Сервіси
Я виступаю за простоту, адже чим складніша система, тим більша ймовірність, що вона дасть збій. Таким чином, для імплементації усього вище написаного потрібно лише:
- Trello – для віртуального офісу
- Skype – для регулярних зідзвонів
- Gsuite – для внутрішньої документації
Звичайно, це не вичерпний перелік і ви можете обрати інші сервіси, які вам до вподоби.
Фішка полягає у тому, що…
… Найкращий сервіс це той, який ви насправді використовуєте ?
До речі, напишіть у коментах, які сервіси і для яких функцій юзаєте. Буде цікаво!
Якщо хочете побавитися у ще більшу ефективність, то гляньте у напрямку тайм-трекерів. Скажімо, Yaware є класною українською розробкою, якою сам користуюся та фіксую свій робочий час.
***
Як ефективно перейти на віддалений режим
Очевидно, що варто просто скористатися цими рекомендаціями 😉
Але не все так просто. Людська природа така, що при будь-яких змінах виникає опір, і з великою ймовірністю ваші колеги будуть неохоче ставитися до таких нововведень.
В такому разі рекомендую по-людськи пояснити, що зараз непростий час і вам треба адаптовуватися до нових реалій. Хтось піде назустріч, а хтось впреться рогом. Це нормальна ситуація, що відразу покаже, з ким вам далі по дорозі, а з ким ні.
У будь-якому разі будьте відкриті до діалогу і не ламайте все через коліно. Тут у справу вже вступають тонкі питання відносин і ви, як керівник, повинні відчувати ці хвилі та шукати компроміс із вашими колегами, адже найважливіше – продовжувати далі працювати.
***
Особиста Продуктивність
Все, що я описав, стосується корпоративної ефективності діяльності вашої організації. Але пам’ятайте, що в основі цього все одно знаходяться люди. Відповідно ваша персональна продуктивність є справжнім началом масштабніших процесів.
Я написав цілу книгу на цю тему – Формула Продуктивності. Це одна із найкращих інвестицій, яку ви можете зробити зараз у свою діяльність, а крім того, це чудовий подарунок іншим. Книга доступна у трьох форматах (паперова, pdf, аудіо) і коштує копійки. Ось деталі.
***
РЕЗЮМЕ
Сподіваюся, вам ці поради стали у нагоді. Як би складно не було, пам’ятайте, що це ще один шанс стати кращим. Перехід в онлайн режим є нагодою для вас оптимізувати процеси та перевірити дієвість наявної бізнес-моделі.
Як би там не було, щиро бажаю успіху, а також запрошую в ОМБІЗ Картель, де я особисто і наша команда допомагаємо численним підприємцям та іншм спеціалістам розвивати їхню справу з допомогою ефективних онлайн інструментів. Почуємося 😉
