Усе своє доросле свідоме професійне життя я працюю дистанційно. Ще у далекому 2011 році я завів цей блог і відтоді почав заробляти в інтернеті. Згодом моя справа переросла у невеликий, зате прибутковий бізнес, завдяки чому вдалося уже відвідати понад 120 країн світу

Зараз, коли багато компаній переходять на віддалений режим роботи, у нашій діяльності практично нічого не змінилося, адже ми і так працювали дистанційно. Тому буду радий поділитися власним досвідом, щоб і ви здійснили цей перехід максимально ефективно. 

 

*** Ця публікація доступна у таких форматах: 

1) Відео з YouTube каналу.

 

2) Аудіо з подкасту

Слухайте у: Apple Podcasts / Google Podcasts / Overcast / Spotify

 

3) Стаття у блозі…

Для зручності я виділив чотири блоки цього питання: 

  1. Систематизація бізнес-процесів
  2. Налаштування віртуального офісу
  3. Ефективна дистанційна взаємодія в команді
  4. Корисні сервіси для імплементації цієї моделі

Отже…

*** 

1) Систематизація Бізнес-Процесів

Для початку варто зрозуміти таке: 

“Хаос множиться при дистанційній взаємодії»

Іншими словами, якщо у вас раніше щось працювало неефективно, то при переході в онлайн, швидше за все, цей показник погіршиться в рази. Тому в першу чергу перед тим, як переходити на віддалений режим роботи, варто критично глянути на існуючі процеси у вашій діяльності. 

Люди не просто так придумали офіс. Фізична присутність і корпоративна культура сприяють продуктивності і фокусу співробітників. Але ситуація кардинально міняється, якщо людина починає працювати з дому чи кафе. 

 

Тому спершу я рекомендую впорядкувати наявні бізнес-процеси. 

Для цього варто виділити: 

  • Ролі у вашому бізнесі 
  • Функції, які ці ролі виконують

Ні в якому разі не можна опиратися на особистості. Якщо ваш бізнес тримається на “робочих звичаях” між співробітниками або унікальних незамінних навичках, то це дуже хитка і ризикована основа.

 

Бізнес повинен функціонувати на основі чітко регламентованих процесів. 

Для цього варто мати написані окремі інструкції під конкретні функції у вашому бізнесі. Ось приклад переліку інструкцій у моєму бізнесі. 

Це ніщо інше, ніж звичайні гугл-док файли, у яких по пунктах написані кроки по виконанню тої чи іншої функції. Для кращого розуміння ось інструкція по підготовці статті до публікації контент-менеджером.

А це вже приклад внутрішньої документації до найкориснішої бізнес-спільноти УАнету – ОМБІЗ Картель

Інструкцією може бути і відеокаст. Важливо, щоб це було чітко і по суті. Наявність такого набору документів забезпечує бізнесу стійкість. Скажімо, як тільки в команді з’являється нова особа, їй надаються інструкції і вся адаптація проходить значно швидше. 

У протилежному випадку, якщо з команди йде ключовий співробітник, на якому трималося багато справ, то разом з ним і падає частина бізнесу. Не думаю, що ви б хотіли опинитися у такій ситуації. 

Документування бізнес-процесів може зайняти трохи часу. Але це одне із найкращих рішень, яке ви можете зробити для світлого майбутнього своєї організації та й життя в принципі. Особливо у такий турбулентний час, як зараз. 

Згадаєте мої слова через пару місяців 😉 

*** 

2) Налаштування Віртуального Офісу

Тепер, коли ваші справи більш-менш впорядковані, варто централізувати їх у єдиному місці. Для цього є безліч різних хмарних проджект-менеджмент сервісів. Я особисто користуюся Trello і вам рекомендую.

Тут є можливість створювати окремі списки і карточки, що відповідають за конкретні проекти чи завдання. 

Особисто в нас є 6 списків:

  1. Загальна Інформація
  2. Вхідні Завдання
  3. Регулярні Дії
  4. Завдання в Роботі 
  5. Завдання на Перегляді
  6. Завершені Завдання 

У першому списку зберігається інфа з різними доступами, паролями та організаційною документацією. У регулярних діях ведеться звітність по щоденних справах, які ми робимо на постійній основі. 

 

Натомість проектна діяльність розвивається навколо решти списків таким чином: 

  • Як тільки виникає нове завдання, по ньому заводиться картка у списку Вхідні;
  • У карткі прописуються деталі цього завдання і призначається відповідальна особа;
  • Коли людина приступає до виконання, то перетягує карту у список В Роботі
    *** це автоматично дає сигнал керівнику про те, що робота по проекту почалася
  • При необхідності у відповідну картку вносяться коментарі в процесі роботи
  • Коли справа завершена, відповідальна особа перетягує карту у список На Перегляді
  • Керівник перевіряє і при потребі вносить необхідні коментарі 
  • Якщо справу треба допрацювати, то вона повертається у список В Роботі 
  • Інакше завдання приймається і потрапляє у список Завершені 

Така система дає змогу чітко фіксувати прогрес по всіх внутрішніх справах і не губити з поля зору ті чи інші проекти, як часто буває у неорганізованих компаніях. Чесно кажучи, навіть не уявляю, як взагалі можна щось робити ефективно, тримаючи інформацію в голові чи на окремих носіях. 

В будь-якому разі така система є ОБОВ’ЯЗКОВОЮ складовою для ефективної віддаленої командної роботи. 

*** 

3) Ефективна дистанційна взаємодія в команді

Продовжуючи попередній пункт, надзвичайно важливим є…

 

Єдина Централізована Комунікація

Тут мається на увазі, щоб абсолютно всі рухи по тому чи іншому проекту фіксувалися у вашому віртуальному офісі. Таким чином можна чітко простежити весь ланцюжок розвитку подій і крок за кроком просуватися по проекту. 

Інакше, якщо повідомлення «лізуть» з усіх дір (чи ще гірше – усно), то дуже складно ефективно системно працювати. До цього варто привчати свої колег. Якщо раптом отримаєте повідомлення у вайбері чи ще десь, просіть продублювати усе вичерпно у відповідній карточці.

 

Робочий Графік та Регулярні Зідзвони

Віддалена робота зовсім не означає розхлябана робота. Для ефективної праці повинен бути чіткий робочий графік. Особливо це стосується регулярних зідзвонів, що фактично є замінниками нарад.

Я рекомендую чітко визначити конкретні години зідзвонів та закріпити цей сакральний час, протягом якого ніхто не планує переїздів, походів до стоматолога чи візитів сантехніка. 

Особисто ми зідзвонюємося о 13:00 тричі на тиждень (понеділок, середа, п’ятниця). Протягом години вдається вирішити купу справ і розійтися по своїх завданнях. 

 

Щоденна Звітність

Ще однією важливою складовою ефективної комунікації в команді є щоденна робоча звітність. Просто в кінці кожного дня людина записує: 

  • Що зроблено сьогодні
  • Що заплановано на наступний день

Таким чином, чітко видно хто чим займається, а наявність плану на наступний день відкидає ймовірність того, коли людина пару годин розкачується, щоб взятися на справу. 

*** 

4) Корисні Сервіси

Я виступаю за простоту, адже чим складніша система, тим більша ймовірність, що вона дасть збій. Таким чином, для імплементації усього вище написаного потрібно лише: 

  • Trello – для віртуального офісу 
  • Skype – для регулярних зідзвонів
  • Gsuite – для внутрішньої документації

Звичайно, це не вичерпний перелік і ви можете обрати інші сервіси, які вам до вподоби. 

Фішка полягає у тому, що…

… Найкращий сервіс це той, який ви насправді використовуєте 🙂 

 

До речі, напишіть у коментах, які сервіси і для яких функцій юзаєте. Буде цікаво!

Якщо хочете побавитися у ще більшу ефективність, то гляньте у напрямку тайм-трекерів. Скажімо, Yaware є класною українською розробкою, якою сам користуюся та фіксую свій робочий час. 

*** 

Як ефективно перейти на віддалений режим

Очевидно, що варто просто скористатися цими рекомендаціями 😉

Але не все так просто. Людська природа така, що при будь-яких змінах виникає опір, і з великою ймовірністю ваші колеги будуть неохоче ставитися до таких нововведень.

В такому разі рекомендую по-людськи пояснити, що зараз непростий час і вам треба адаптовуватися до нових реалій. Хтось піде назустріч, а хтось впреться рогом. Це нормальна ситуація, що відразу покаже, з ким вам далі по дорозі, а з ким ні. 

У будь-якому разі будьте відкриті до діалогу і не ламайте все через коліно. Тут у справу вже вступають тонкі питання відносин і ви, як керівник, повинні відчувати ці хвилі та шукати компроміс із вашими колегами, адже найважливіше – продовжувати далі працювати. 

*** 

Особиста Продуктивність

Все, що я описав, стосується корпоративної ефективності діяльності вашої організації. Але пам’ятайте, що в основі цього все одно знаходяться люди. Відповідно ваша персональна продуктивність є справжнім началом масштабніших процесів. 

Я написав цілу книгу на цю тему – Формула Продуктивності. Це одна із найкращих інвестицій, яку ви можете зробити зараз у свою діяльність, а крім того, це чудовий подарунок іншим. Книга доступна у трьох форматах (паперова, pdf, аудіо) і коштує копійки. Ось деталі.

*** 

РЕЗЮМЕ

Сподіваюся, вам ці поради стали у нагоді. Як би складно не було, пам’ятайте, що це ще один шанс стати кращим. Перехід в онлайн режим є нагодою для вас оптимізувати процеси та перевірити дієвість наявної бізнес-моделі. 

Як би там не було, щиро бажаю успіху, а також запрошую в ОМБІЗ Картель, де я особисто і наша команда допомагаємо численним підприємцям та іншм спеціалістам розвивати їхню справу з допомогою ефективних онлайн інструментів. Почуємося 😉

ОМБІЗ КартельWelcome

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: